Il Responsabile della conservazione
Le nuove Linee Guida AGID
Il 1° gennaio 2022 sono entrate ufficialmente in vigore le nuove Linee Guida dell’AgID, Agenzia per l’Italia Digitale, con l’intento di effettuare un riordino normativo in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici tale da stimolare e supportare il processo di digitalizzazione delle aziende private e delle Pubbliche Amministrazioni.
Le nuove Linee Guida intervengono ridisegnando e specificando i ruoli delle figure coinvolte nel processo di conservazione, evidenziando l’assoluta rilevanza del Responsabile della Conservazione. Rispetto alle precedenti indicazioni AGID, le nuove indicazioni prevedono una distinzione tra PA e aziende private per l’incarico del Responsabile della Conservazione:
- nella pubblica amministrazione deve essere identificato nell’organigramma in un responsabile o funzionario interno formalmente nominato con adeguate competenze legali, informatiche e archivistiche;
- Nelle aziende private, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione che detiene il documento, a condizione che sia terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione digitale e dotato delle necessarie competenze.
Non è quindi più sufficiente nominare sulla carta un responsabile della conservazione, ma è necessario che quest’ultimo ponga in essere tutta una serie di attività di controllo che siano in grado di monitorare le attività di conservazione anche se tali attività vengono realizzate da un conservatore esterno. Tale ruolo, spesso sottovalutato sia nelle pubbliche amministrazioni che nelle imprese, assume un’importanza cruciale in quanto la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione è sempre in capo a chi viene formalmente designato anche quando vengono affidate, in tutto o in parte, a un conservatore esterno quasi tutte le attività e le funzioni correlate.
Inoltre le nuove Linee Guida prevedono che il Responsabile della Conservazione, sia esso interno che esterno, debba avere comprovate competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.
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FAQ Responsabile della Conservazione
Chi è?
É la figura che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia:
- Nella pubblica amministrazione tale figura deve essere identificata in un responsabile o funzionario interno;
- Nel caso di soggetti privati può essere svolta anche da un soggetto esterno all’organizzazione che detiene il documento, a condizione che sia terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione digitale e dotato delle necessarie competenze.
Cosa fa?
- Definisce le politiche complessive del sistema di conservazione e le gestisce in piena autonomia;
- Garantisce la validità legale e la conformità alla legge dei documenti informatici e dei sistemi di conservazione, in particolar modo in termini di autenticità, conformità, validità e reperibilità dei documenti conservati
- Redige ed è titolare del manuale di conservazione;
- Deve porre in essere tutta una serie di attività di controllo che siano in grado di monitorare le attività di conservazione anche se tali attività vengono realizzate da un conservatore esterno;
- É giuridicamente responsabile dei processi di conservazione anche quando vengono affidate, in tutto o in parte, a un conservatore esterno.
Requisiti
Deve avere specifiche competenze giuridiche, informatiche e archivistiche.