L’Agenzia delle Entrate tramite la risoluzione n.16/E del 28/03/2022 chiarisce ogni dubbio: è compito del Responsabile della Conservazione digitale scegliere quale strada intraprendere.
La risoluzione n. 161/E dell’Agenzia delle Entrate del 28/03/2022 è stata resa necessaria per le numerose richieste di chiarimento in ordine alle modifiche apportate nel corso del tempo alle varie norme che dispongono in tema di tenuta della contabilità in forma meccanizzata.
Gran parte della confusione era stata originata dall’art. 7 quater del D.L. 10/06/1994 n. 357 rubricato” Semplificazione di adempimenti e riduzione di sanzioni per irregolarità formali” il quale aveva creato la falsa convinzione che fosse stato sufficiente archiviare in un formato leggibile, quale il pdf ad esempio, i registri contabili affinché fosse considerata regolare la tenuta della contabilità su detti registri anche se tale condizione si fosse verificata oltre il termine di stampa-conservazione di cui all’ art. 4 ter dello stesso decreto[1].
L’articolo, infatti, recita che:” in deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.
Molti commentatori avevano interpretato l’articolo sopra richiamato come una sorta di concessione da parte dell’organo di controllo quasi a sostenere che non era più necessario stampare i documenti contabili in questione ma fosse solo necessario mantenerli aggiornarti nei sistemi di contabilità meccanizzati e quindi dover procedere alla stampa solo su richiesta degli ispettori in fase di controllo.
La risoluzione, invece, apporta chiarezza sulla questione stabilendo due momenti distinti, seppur posti in essere in continuità, da dover considerare quando ci si appresta al rispetto dell’adempimento e cioè:
- Il momento della tenuta della contabilità;
- Il momento della conservazione della contabilità.
Secondo l’Agenzia qualora i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico, mediante ERP aziendali per fare un esempio, ai fini della loro regolarità:
- possono non essere stampati e quindi mantenuti in memoria nel sistema gestionale sino al terzo mese successivo al termine della presentazione della dichiarazione dei redditi del periodo a cui si sta facendo riferimento, salva la diversa e apposita richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso di procedere alla stampa fisica;
- entro il terzo mese sopra evidenziato devono essere mandati in conservazione.
Per quanto riguarda la modalità di conservazione la stessa Agenzia ribadisce, come per altro già avvenuto in precedenti pronunce, che la stessa potrà avvenire in due modalità alternative, analogico-cartacea tramite stampa e applicazione dell’imposta di bollo o di tipo digitale.
La risoluzione nel descrivere come deve essere impostata la conservazione digitale fa ovviamente riferimento al d.m. 17 giugno 2014 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici…” e al D.L. 7/03/2005, n. 82 C.A.D. rinviando anche ai relativi provvedimenti attuativi come le nuove Linee Guida emanante dall’AgID.
Ancora una volta si afferma la valenza della conservazione digitale a norma.
Obbligo, dunque, del Responsabile della conservazione verificare che tutte le procedure previste per trasferire valore probatorio agli archivi contenenti la documentazione fiscale vengano rispettati sia nel caso in cui le attività vengano poste all’interno dell’organizzazione sia nel caso in cui invece si scelga di farle eseguire ad un conservatore professionale esterno.
[1] 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi del periodo di imposta preso come riferimento.
